هدف
هدف از اين دستورالعمل ارائه روش و گردش كاري است كه بروزرساني محتويات و مستندات پرتال سازمان را به سادگي امكان پذير و البته كاربردي و قابل اجرا نمايد . به نحوي كه ضمن رعايت محرمانگي در ارائه اطلاعات در جهت يكپارچه سازي اطلاعات و خدمات و تسهيل در ارائه آن تلاش شود.
حوزه كاربرد
• كليه معاونت ها و مديريت هاي سازمان مديريت و برنامه ريزي استان كرمان كه وظيفه ورود و بروزرساني اطلاعات سايتها و زير سايت ها را بر عهده دارند.
مسئول فرآيند حاضر
• كميته توسعه دولت الكترونيك و هوشمند سازي اداري مسئول تنظيم اين فرآيند و به روزرساني آن مي باشد.
زمان اجرا
• اين فرآيند هر زماني كه يك واحد متولي درخواست ايجاد يك زيرسايت جديد داشته باشد و يا يك مسئول وب سايت بخواهد مطلبي به سايت و يا زيرسايت اينترنتي افزوده و يا آن را به روز رساني كند اجرا مي گردد.
خروجي فرآيند
• خروجي اين فرآيند وجود وب سايت دقيق و به روز است.
مسئوليت ها
• مسئوليت اجراي اين دستورالعمل بر عهده روابط عمومي سازمان و كليه واحدهائي است كه مسئوليت بروز رساني بخشهائي از سايت و يا زيرسايت را دارند.
نقش ها
• نويسنده محتوا: فردي كه مسئول ايجاد محتوا، ورود آن به سايت و يا سيستم مديريت محتوا و به روز نگهداري آن مي باشد.
• مدير محتواي وب سايت : مسئول انتشار و مديريت محتواي آنلاين
• تاييد كننده محتوا : مسئول بررسي صحت و دقت محتواي ايجادشده توسط نويسنده، هماهنگي آن با اهداف سايت و اعلام تذكرات لازم به نويسنده جهت ويرايش آن.
• تصويب كننده محتوا :معاونت و يا مديريت محترم مربوط به محتوا
• مالك محتوا : فرد يا مسئوليتي كه مالك اطلاعات مي باشد (غالبا خود نويسنده محتوا). شرح روش نكاتي كه بايد توسط رابطين پرتال رعايت شود ، به شرح زير مي باشد مهمترين مواردي كه در اين سايت بروز مي گردند عبارتند از :
۱. بخش گزارشات شامل (گزارش تصويري – چند رسانه اي – سازمان در آيينه مطبوعات – تحليل ها و گزارشات – انتشارات )
۲. بخش اخبار شامل (اخبار و رويدادها – اخبار برنامه و بودجه – اخبار سازمان در خبرگزاريها – نشريه سازمان)
۳. گزارشات تصويري
۴. قرار دادن بخش تابلو اعلانات جهت اطلاع رساني مطالب مربوط به مناسبتهاي ملي و مذهبي و …
۵. اطلاعيه ها، بخشنامه ها، قوانين و مقررات، دستورالعملها
۶. لينك سامانه ها
۷. ميز خدمت الكترونيكي
۸. اطلاع رساني ارائه خدمت
۹. بسته اطلاع رساني خدمات و فرآيندها (شناسنامه خدمات)
۱۰. صفحات داخلي مربوط به معاونتها و مديريت ها
۱۱. مناقصات و مزايدات
۱۲. موارد كلي مرتبط با تارنما نكاتي كه بايد توسط رابطين تارنما رعايت شود:
۱- عنوان (Title): يك عنوان توصيفي شامل ۵ تا ۸ كلمه كه كلمات كليدي اصلي سايت شما را شامل باشند، انتخاب كنيد. عنوان، اولين چيزي است كه مردم با آن در موتورهاي جستجو مواجه مي شوند. توجه كنيد كه وجود كلمات فارسي با استاندارد يونيكد توسط موتور جستجوي گوگل شناسائي مي شود. مهمترين كلمات كليدي سايت خود را در ابتداي عنوان سايت خود قرار دهيد.
نكاتي كه هنگام درج عنوان بايد مد نظر بگيريد:
– شامل كلمات كليدي محتوي و عكس هاي آن صفحه باشد.
– از كاما استفاده نكنيد.
– از نظر گرامري جمله بندي آن درست باشد، فقط تركيب كلمات نباشد.
– از كلماتي كه توسط موتورها منع مي شود استفاده نكنيد.
– تگ ALT در هنگام درج عكس: هنگام درج عكس و لينك حتما كادر مربوط به عنوان (title) را درج نماييد. اين خصوصيت اجازه مي دهد يك متن جايگزين مطالبتان شود تا اگر به هر دليلي تصويرتان نمايش داده نشد متني كه در تگ alt گذاشته ايد نمايش داده شود.
۲- توضيحات (Description tag): اين توضيحات بين ۲۵ تا ۳۰ كلمه را شامل مي شوند كه در موتورهاي جستجو اگر دقت كرده باشيد در زير URL نمايش داده مي شود پس سعي كنيد توضيحاتي را بنويسيد كه نشان دهنده محتواي سايت شما باشد.
۳- ارتباط متقابل موتورهاي جستجو مخصوصا گوگل به تعدد ارتباط ها به سايت شما حساس هستند و آنرا در رتبه سايت شما اثر مي دهند.
-يك صفحه لينكهاي مفيد بسازيد و به سايتهاي مشابه، سايت خود ارتباط دهيد، مخصوصا سايتهائي كه در موتورهاي جستجو رتبه خوبي دارند.
-از سايتهاي ديگر بخواهيد كه به سايت شما ارتباط دهند.
۴- درج كلمات كليدي سايت (key words): موتورهاي جستجو براي اين بخش ارزش زيادي قائل هستند و در رتبه بندي سايت شما تاثير دارد. كلمات كليدي را با كاما از يكديگر جدا كنيد. با اين روش در حداقل جا، امكان تركيبات متنوعي از كلمات كليدي سايت شما گنجانده خواهد شد.
– نسبت كلمات كليدي به ساير كلمات در يك صفحه را چگالي يا تراكم كلمات كليدي مي نامند. مثلا اگر شما ۱۰۰ كلمه در يك صفحه داريد و چهارعدد از آنها جزو كلمات كليدي سايت شما هستند، چگالي كلمات كليدي آن صفحه ۴درصد است. سعي كنيد كه چگالي حداقل حدود ۳ تا ۲۰ درصد براي كلمات كليدي مهم سايت خود را تنظيم كنيد.
– كلمات كليدي خود را تركيبي انتخاب نماييد.
– كلماتي كه حدس مي زنيد توسط موتورهاي جستجو بيشتر جستجو مي شوند را بنويسيد.
– حتما كلمات كليدي را با كاراكتر , از هم جدا نماييد.
-كلمات كليدي از متن همان صفحه انتخاب شود.
– عنوان صفحه خود را حتما در كلمات كليدي بنويسيد.
۵- نكات درج پا صفحه
– حتما پا صفحه سايتتان را تغيير دهيد. فرمت را سعي كنيد حتما مانند پايين بنويسيد.
– آدرس: كرمان، سازمان مديريت و برنامه ريزي استان كرمان
– تلفن: (به همراه كد وارد شود) ايميل: از دامنه mporg.ir باشد.
– كليه حقوق اين سايت متعلق به سازمان مديريت و برنامه ريزي استان كرمان است.
۶- ارتباط بين صفحات
– در صفحات محتوايي خود آنگونه كار كنيد كه كسي كه به هر طريق وارد آن صفحه مي شود نتواند خارج شود (مدت زمان حضور افراد را در سايت خود بالا ببريد).
– از لينك هاي داخل صفحه اي آن گونه استفاده كنيد كه بازديد كننده سايت از دكمه هاي Back و Forward نرم افزار استفاده نكند.
۷- نكات تبديل فايل به PDF
يكي از را ههاي افزايش بازيابي اطلاعات مندرج در وب سايت توسط موتورهاي كاوش، غني كردن فايل هاي محتوا مي باشد. محتواهاي PDF كه از فرمت هاي ديگر(مثل word ، power point و …) استخراج مي گردد، بهتر است شرايط ذيل را دارا باشد:
۱- قبل از تبديل فايل word به PDF از استاندارد بودن فونت هاي بكار رفته در فايل word اطمينان حاصل فرماييد.
۲- از نرم افزارهاي استاندارد براي تبديل فايل ها به PDF استفاده شود كه قابليت پشتيباني از فونت هاي فارسي را داشته باشند.
۳- متن فايل هاي PDF با استفاده از ابزار هاي جستجوي درون متني نرم افزار Acrobat قابل جستجو باشد.
۸- حجم فايل ها
فايل هايي كه در سايت بارگذاري مي شوند به صورت فشرده و حجمي حداكثر ۳۰ مگابايت داشته باشند.
۹- از تگ هاي حتما استفاده نماييد
تگ h اين امكان رو به موتور هاي جستجو مي دهد كه بهتر محتواي سايت شما رو درك كنند. براي اعمال اين خصوصيت متن صفحه خود را به ترتيب اهميت از heading هاي CMSانتخاب نماييد.
– از تگ بيش از ۲ بار در يك صفحه استفاده نكنيد. فقط براي تيترهاي مهم استفاده شود.
– كل متن صفحه را در اين تگ ها قرار ندهيد، فقط براي تيترها و مطالب مهم استفاده كنيد.
۱۰- زبان
زبان اصلي كليه درگاه ها زبان فارسي است. صفحه خانگي و صفحه ورودي اصلي، بايد به زبان فارسي بارگذاري شود. در پرتال هايي كه بصورت چند زبانه مي باشند بايد امكان تغيير زبان براي كاربران در تمامي صفحات فراهم شود.
۱۱- قالب كلي نگارش متن
| عنوان اصلي | Tahoma ۱۴ B |
| عنوان فرعي | Tahoma ۱۲ B |
| رنگ مطالب | مشكي |
| متن پاراگراف ها | Tahoma ۱۲ |
| مطالب ليستي | ليست هاي شماره دار و بدون شماره |
| ترازبندي متن | Justify,Direction:RTL |
| متون انگليسي | Time New Roman ۱۴ |